婚活といっても出会いのかたちは様々です。
仲人型結婚相談所と言われる、担当が仲介サポートしているようなお見合いには、キャンセル料というものが存在しています。
キャンセル料や意味については、別のブログに記載していますので、そちらをご確認ください。
IBJ,TMSで設けているルールに関しては、加盟している会員様全員が守るべきものという認識を持たなければいけません。
今回は、当日キャンセルの具体例と対応策をお伝えします。
結婚相談所業界において、当日のコミュニケーションミスは会員満足度を著しく低下させる重大事象です。以下、実務上の教訓となる3つの事例を報告します😃
状況:お見合い開始15分前、提携相談所より会員の発熱による当日欠席の連絡を受領。
問題点:先方担当者が自社会員からの連絡を見落とし、報告が著しく遅延。当所会員は既に現地待機中であり、極めて不適切な対応となった。
影響:会員の時間的・精神的損失、両相談所間の信頼関係への悪影響
状況:業界ルールで当日キャンセルは電話連絡必須とされているにもかかわらず、お見合いシステムのメッセージ機能で「本日熱で伺えない」との連絡を受信。
問題点:
リスク:メッセージ機能は即時性に欠け、緊急対応には不向き
状況:「電車遅延により遅刻」との連絡後、到着予定時刻の続報なく40分経過。
問題の所在:
結果:当所会員を40分待機させた後、やむなく中止を決断
どれほどデジタルツールが進化しようとも、緊急時の連絡手段は電話が鉄則です。その理由は以下の通りです。
電話連絡が必須である根拠:
時間的余裕がある場合でも、まずメッセージで一報を入れ、10分以内に既読・返信がなければ即座に架電すべきです。緊急性が高い場合は、担当者が応答するまで時間をおいて複数回架電し、留守番電話への録音も併用します。
電車内など通話不可能な状況では、メッセージでの一報も許容されますが、状況が許し次第、速やかに電話連絡へ切り替えることが求められます。
業界本部から緊急時の電話連絡は明確に通達されていますが、実態として徹底されていません。この規範の形骸化が、今回のような事例を繰り返し発生させる要因となっています。
体調不良、交通機関の混乱、身内の不幸など、誰にでも予期せぬ事態は起こり得ます。こうした緊急時において最も重要なのは、当日の連絡手段は必ず電話を用いるという原則です。
いかにLINE、メッセンジャー、メールといったデジタルツールが普及しようとも、この基本ルールは変わりません。
まずLINEやメールで一報を入れることは許容されます。ただし、既読がつかない、返信がない、10分程度経過しても応答がない場合は、即座に電話へ切り替えるべきです。状況判断と臨機応変な対応が求められます。
電車内で事故が発生し通話が不可能な状況など、やむを得ない事情がある場合に限り、LINEやショートメールでの一報も容認されます。
しかし、あくまで基本は電話連絡です。担当者が応答するまで、時間をおいて複数回架電し、留守番電話にもメッセージを残すことが必要です。
担当者は面談中かもしれません。仕事場への移動中かもしれません。このような状況下では、LINEやメールに即座に気づくことは困難です。
電波状況が悪い場所では、LINEやメールの送受信に遅延が生じます。緊急性の高い連絡において、この遅延は致命的です。
担当者もまた、当日の緊急事案は電話で相手相談所へ伝えることがルールとされています。結婚相談所間の連絡ツールがどれほど進化しようとも、緊急時は電話というルールは業界標準として確立されています。
この原則は業界本部からの正式通達でもありますが、残念ながら現場レベルでの徹底には課題が残されています。
安全で信頼できる出会いの場を提供する以上、緊急時対応を真摯に実行することは、ご縁を結ぶための最低限の責務です🙂
当所の会員様は、真剣に活動に取り組まれる方が多く、そうした姿勢が担当者としての安心感にもつながっています。
担当者も人間である以上、連絡への気づきが遅れることや、ミスが発生することもあります。重要なのは、そうした人的要因も含めて、常に最善を尽くす姿勢を維持することです。
完璧な対応は困難かもしれませんが、会員様の大切な時間と真摯な想いに応えるため、プロフェッショナルとして誠実に業務を遂行していくことが求められます。
当所会員の多くは時間厳守・事前準備を徹底される誠実な方々であり、そうした会員様の期待に応えるためにも、業界標準の遵守は不可欠です。
担当者も人間である以上、連絡の見落としやミスは完全には防げません。しかし、そうしたリスクを前提とした上で、最善を尽くす姿勢こそがプロフェッショナルの証です。会員様の貴重な時間と真摯な想いを守るため、緊急時対応の更なる標準化と実効性確保が急務と言えるでしょう。
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